Kundnytta och digitalisering

workplace 1245776 1920

Informationen flödar över oss som medborgare, och i våra organisationer har vi möjligheter att samla på oss allt mera information. Har vi koll på all vår information? Och hur skall vi använda den? Hur bygger vi arbetssätt, processer, system och produkter som drar nytta av informationen? Vad ställer det för krav på arbetssätt och ledarskap? Det är några av de frågor som jag kort vill resonera om i denna artikel. Jag ställer också några frågor som alls inte har några självklara svar!

Möjlighet #1 - att göra rätt saker

Digitaliseringen skapar fantastiska möjligheter. Men vad betyder det egentligen?

För mig handlar det i grunden om att dra mesta möjliga nytta av den information som finns i verksamheten, att få ut så stort värde som möjligt till gagn för kunder och andra intressenter. Många organisationer har bra koll på sin information och hur den används, och att man får ut kundvärde. Andra kanske har det lite besvärligare på grund av t.ex. att organisationer förändras, företag går samman och informationen hamnar i olika öar.

Tänk brett och ta in flera aspekter på värde. Hur kan vi använda vår information till att utveckla lösningar som bidrar till hållbar utveckling (socialt, ekonomisk och miljömässigt)? Delat värdeskapande handlar om at koppla ihop affärsmöjligheter med lösningar på hållbarhetsutmaningar. Här finns stora möjligheter att få utväxling av informationsteknologi och information som idag inte nyttiggörs.

Det gäller att fånga in det vi kan kalla de dolda informationstillgångarna – de som ännu inte bidrar till kundvärde, men som skulle kunna göra det om man anpassar sin affärsmodell eller sina erbjudanden, eller sin marknadsföring och kundkommunikation.

Det är här man måste börja, och det kan ibland vara svårt.

Hur gör man?

Det brukar vara bra att se hur man kan del upp en utmaning i mindre delar, att inte försöka ta allt på en gång. Vad är viktigast just nu? Vad kan skapa mesta värde till minsta insats? Det är dock bra (så klart) att se till att det man gör ligger i linje med ett tydligt mål och en strategi.

Möjlighet #2 - att göra saker på rätt sätt

Digitaliseringen ger självklart också oanade möjligheter till att förbättra den inre effektiviteteten, att utveckla och automatisera processer och interna arbetsflöden. Här händer det mycket nu med AI, machine learning, senorteknik och uppkopplade prylar. Massor av information som kan användas för att effektivisera processerna.

AdobeStock 139266316

I större verksamheter är det ofta så att det är vissa personer som är beställare och ställer krav, medan det är andra grupper som är användare av de lösningar som tas fram. Här är det viktigt att ha förmåga att verkligen fånga upp det som är viktigt. Hur skapar man vettiga arbetssätt för att säkerställa att man fångar in behov och krav på bästa sätt? Tänk på att det kan finnas stor kompetens i olika delar av organisationen som kan vara bra att ta tillvara. Glöm inte att involvera de som skall arbeta i processerna!

Det finns de som hävdar att processer kommer att vara underordnade framöver, eftersom så mycket kommer att vara automatiserat. Konsekvenserna blir så klart att arbeten och hela yrken försvinner och nya yrken dyker upp som vi idag inte ens kan drömma om.

Vad tror du? Vilka yrken ligger i farozonen? Hur påverkar det din organisation? Vad gör ni för att vara förberedda?

 

Krav på snabb återbetalning och nytta i verksamheten

Så här långt lite om affärsmöjligheter och effektivitetsmöjligheter med digitalisering. Hur ser vi till att det sedan blir verkstad, att vi skapar de lösningar vi behöver? Och att göra det så att vi får verksamhetsnytta snabbt?

Vi har mycket att hämta genom att ha ett agilt förhållningssätt. Men det behöver kombineras med perspektiv på lösningarnas hela livscykel. Med livscykel menar jag att en lösning/produkt/system/process genomgår olika faser från ”vaggan till graven”. Tidig verksamhetsnytta och nytta genom hela livscykeln är det vi skall sträva mot.

Flexibla lösningar som är anpassningsbara för nya och snabbt förändrade behov är väl det generella svarat. Vi vill snabbt få avkastning på de investeringar vi gör. Och se till att de lösningar vi tar fram är skalbara lätta att anpassa till nya behov.

Produkter/lösningar/system/processer växlas in och ut allt snabbare, men fortsatt behövs en struktur och arkitektur som ser till att helheten fungerar som tänkt. Och som stödjer organisationens affärsmodell.

Säkerhetsfrågorna är såklart helt centrala då vi allt mer bygger distribuerade lösningar med information som finns på flera ställen och i många länder.

För att veta att vi driver åt rätt håll behöver vi självklart sätta mål, följa upp och vidta åtgärder där det behövs. Precis som i all typ av arbete med att driva verksamhetsutveckling. Ett systematiskt arbetssätt och förbättringsarbete.

Nya sätt att arbeta: samverkan, kompetens och ledarskap

Allt detta ställer stora och delvis nya krav på vår förmåga inom det vi i dagligt tal kallar ”förvaltning” (jag talar här om att förvalta information, system, tjänster, processer och annat som kan sägas tillhöra en organisations strukturkapital. En definition av förvaltning lyder ” administration av tillgångar för en huvudmans räkning”).

Den uppdelning vi ofta gjort i utveckling kontra förvaltning behöver ersättas med mera av ett livscykelperspektiv, där vi har som mål att skapa verksamhetnytta så tidigt som möjligt och så länge som möjligt.

”Utveckling” har handlat om att ta fram nya lösningar. ”Förvaltning” har handlat om att se till att de vi ha fungerar, men inte så mycket fokus på att vidareutveckla och anpassa till nya förutsättningar. I en hel del fall har det inte varit så bra samverkan mellan dessa båda.

Detta fungerar inte så bra i en tillvaro med: snabba förändringar i behov och krav, stora osäkerheter, nya aktörer/ekosystem, många olika leverantörer av ”färdiga tjänster”/molnlösningar mm.

En konsekvens av det jag säger är så klart att både arbetsformer och kompetensbehov förändras.

Jag tror att vi behöver mera av samverkan mellan olika roller och team som tar stort eget ansvar för sina resultat. De som har haft fokus på förvaltning behöver kanske bredda sig lite och bidra i utvecklingsdelen t.ex. med att se på möjligheter att vidareutveckla olika lösningar och närma sig kunderna och dialogen om behov och krav. Utvecklarna behöver kanske tänka lite mera ”livscykel” och hur lösningarna kan fungera och skapa värde hela vägen.

Man kan fundera vilka roller som egentligen är relevanta framöver. Hur beskriver vi rollerna? Hur ser kompetenskraven ut?

Sist men absolut inte minst kräver detta att vi funderar på vilken typ av ledarskap som är lämpligt. Jag är en varm förespråkare för ett ledarskap som innebär att man arbetar med vision och mål och ser till att involvera alla medarbetare i att komma fram till HUR målen skall kunna nås. Med den typen av ledarskap kan man arbeta med team som tar stort eget ansvar för sina resultat.

Sammanfattningsvis:

  • Analysera den information som finns i organisationen - Vilket värde skapas? På vilket sätt? Till vilka?
  • Arbeta igenom kundbehoven och andra intressenters behov (fokus: yttre effektivitet, att göra rätt saker)
  • Sätt fokus på processeffektiviseringen (fokus: inre effektivitet, att göra saker på rätt sätt)
  • Sätt upp tydliga mål för verksamhetsnytta och hur det skall följas upp (yttre och inre effektivitet)
  • Skifta synsätt från ”utveckling och förvaltning” till ”nyttorealisering genom livscykeln”
  • Tänk på hur ledarskapet stödjer ett önskat arbetssätt
  • Tänk: flexibilitet, agilitet och kund- och verksamhetsnytta 

Prenumerera på MGBC Nyhetsbrev

*obligatoriskt fält